رسائل البريد الإلكتروني هي أكثر أشكال التواصل شيوعًا عندما يجري أحدهم معاملة ، أو عندما يطلب الجمهور مع الشركة الشريكة أو فردًا. على الرغم من حقيقة أن رسائل البريد الإلكتروني ليست رسائل رسمية يجب على المرء أن يحاول أن يجعلها محترفة قدر الإمكان ، وذلك لصالح خلق صورة جيدة للشركة والحفاظ على خلفية مهنية.

يجب أن تبدأ البريد الإلكتروني الخاص بك المهنية مع تحية ، واستخدام "عزيزي" ثم أدخل اسمها الأول ؛ إذا كان لديك علاقة وثيقة مع المتلقي من البريد الإلكتروني يجب عليك استخدام "عزيزي السيد / السيدة." اسم عائلتهم على البريد الإلكتروني. ومع ذلك ، إذا كان الشخص غير معروف لك ، على سبيل المثال في الحالات التي يتقدم فيها المرء بطلب للحصول على وظيفة ، فيجب دائمًا استخدام "سيدي العزيز / سيدتي" أو "لمن يهمه الأمر". في الحالات التي يكون فيها لديك علاقة غير رسمية مع جهاز الاستقبال ، يمكنك استخدام "مرحبًا" متبوعًا بالاسم الذي تتعامل معه على أساس يومي. عند كتابة أسماء المستلمين ، تأكد من التحقق من التهجئة ، لتجنب الإساءة إلى أي شخص ؛ إذا لم تكن متأكدا من التهجئة فمن الأفضل إذا كنت تخاطب الرسالة إلى سيدي أو سيدتي.

تحقق أيضا:رخيصة مقال خدمات الكتابة

عند الرد على رسالة بريد إلكتروني سابقة كتبها أحد العملاء ، تأكد من شكرهم لكتابتك من قبل وتقر بأنك تلقيت البريد الإلكتروني الذي تلقيته لمعالجة طلبات البحث في البريد الإلكتروني السابق الذي تلقيته. إن شكر جهاز الاستقبال الخاص بك يضعها في سهولة أثناء قراءة الرسالة ويصور أن مؤسستك مهذبة ومدروسة للآخرين.

يجب التركيز على جعل الغرض من البريد الإلكتروني واضحًا للقارئ. يجب أن تكون الجمل في بريدك الإلكتروني قصيرة وأن تكون اللغة احترافية ؛ هذا يجعل من السهل على المتلقي قراءة البريد الإلكتروني بسهولة وبسرعة كبيرة. يجب على المرء أن يكون حريصًا جدًا على التأكد من أنه يتجنب الأخطاء النحوية ، والأخطاء الإملائية ، وأخطاء الترقيم ، لأن الأخطاء قد تشوه صورة شركتك.

عند الانتهاء من كتابة الغرض من بريدك الإلكتروني ، تأكد من شكر القارئ لإضافة بعض الملاحظات الختامية. بعد الملاحظات الختامية ، يمكنك طرح أي سؤال قد يكون لديك للمستفيد من بريدك الإلكتروني ، وإظهار توقعاتك له / لها بالرد عليك.

أخيرًا ، استخدم تحويلة إغلاق مناسبة مع اسمك والموقع الذي تحمله في نهاية البريد الإلكتروني. قبل الضغط على زر الإرسال ، تأكد من تدقيق بريدك الإلكتروني للتأكد من تصحيح جميع الأخطاء. يجب على المرء تحديد جمهوره وتحديد ما هي احتياجاتهم ورغباتهم. في البريد الإلكتروني الاحترافي ، يجب أن يلاحظ المرء القضايا التي يريد أن يعالجها ويجب عليه أن يوجه الرسالة إلى الطرف المناسب.

تأكد من أن خط الحرف ليس مزخرفًا أو عريضًا أو مائلًا أو ملونًا أو مرحة ، لأن المستلم قد يتشتت من نمط الخط ويجعل بريدك الإلكتروني يبدو غير منتظم. من ناحية أخرى ، تُظهر الأحرف الكبيرة أن المرسل إما فظ أو غاضب أو مُفرط ، لا يصور شركة في زاوية مهنية. يجب على المرء أن يقيد من استخدام الرموز لأنها ليست مناسبة لرسائل البريد الإلكتروني المهنية ، ولكن يمكن استخدامها في رسائل البريد الإلكتروني الشخصية.

يجب إرسال نسخة من البريد الإلكتروني الاحترافي إليها كطريقة لحفظ سجلات الأشخاص الذين أرسلوا البريد الإلكتروني إليها ، ومتى أرسلوا البريد الإلكتروني. بدلاً من إرسال نسخة كربونية أعمى (نسخة مخفية الوجهة) إلى البريد الإلكتروني ، يمكنك تجنب حذف رسائل البريد الإلكتروني المرسلة.