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Los correos electrónicos son la forma más común de comunicación cuando uno está realizando una transacción, o cuando solicita una audiencia con la empresa asociada o un individuo. A pesar del hecho de que los correos electrónicos no son cartas formales, se debe tratar de hacerlos lo más profesionales posible, en beneficio de crear una buena imagen de la empresa y mantener una formación profesional.

Debe comenzar su correo electrónico profesional con un saludo, use "Estimado" y luego inserte su nombre; Si tiene una relación cercana con el destinatario del correo electrónico, debe usar "Estimado señor / señor". Su apellido en el correo electrónico. Sin embargo, si la persona es desconocida para usted, por ejemplo, en los casos en que uno solicita un trabajo, siempre debe usar: "Estimado señor / señora" o "A quién le corresponda". En los casos en que tenga una relación casual con el receptor, puede usar "Hola" seguido del nombre con el que se dirige a ellos diariamente. Al escribir los nombres de los receptores, asegúrese de revisar la ortografía para evitar ofender a nadie; Si no está seguro de la ortografía, es mejor que dirija la carta al señor o la señora.

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Cuando responda a un correo electrónico anterior escrito por un cliente, asegúrese de agradecerle que le haya escrito antes y de que recibió el correo electrónico que recibió para atender las consultas en el correo electrónico anterior que recibió. Agradecer a su receptor los alivia mientras lee la carta y muestra que su institución es educada y consciente de otras personas.

Uno debe centrarse en aclarar el propósito del correo electrónico para el lector. Las oraciones en su correo electrónico deben ser cortas y el idioma debe ser profesional; Esto hace que sea fácil para el receptor leer el correo electrónico con facilidad y muy rápido. Uno debe tener mucho interés en asegurarse de que evita errores gramaticales, ortográficos y de puntuación, ya que los errores pueden dañar la imagen de su empresa.

Cuando termine de escribir el propósito de su correo electrónico, asegúrese de agradecer al lector por agregar algunos comentarios de cierre bien educados. Después de las observaciones finales, puede hacer cualquier pregunta que pueda tener al beneficiario de su correo electrónico y mostrar sus expectativas de que él / ella le conteste.

Finalmente, use un saludo de cierre apropiado con su nombre y la posición que ocupa que se indica al final de su correo electrónico. Antes de presionar el botón de enviar, asegúrese de revisar su correo electrónico para asegurarse de que todos los errores hayan sido corregidos. Uno debe identificar a su audiencia y establecer cuáles son sus necesidades y deseos. En el correo electrónico profesional, uno debe anotar los problemas que desea abordar y él / ella debe dirigir la carta a la persona correcta.

Asegúrese de que la fuente de su letra no esté recargada, en negrita, en cursiva, colorida o juguetona, ya que el estilo de su fuente puede distraer al destinatario y hacen que su correo electrónico se vea desordenado. Las letras mayúsculas, por otro lado, muestran que el remitente es grosero, enojado o sobreexcitado, lo que no representa a una empresa en un ángulo profesional. Se debe restringir el uso de emoticonos, ya que no son adecuados para correos electrónicos profesionales, pero se pueden usar en correos electrónicos personales.

Uno debe enviarles una copia del correo electrónico profesional como una forma de mantener un registro de a quiénes enviaron el correo electrónico y cuándo enviaron el correo electrónico. En lugar de copiar el correo electrónico a ciegas (bcc), se puede evitar eliminar los correos electrónicos enviados.

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