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Les e-mails sont la forme de communication la plus courante lorsqu’on effectue une transaction ou demande un auditoire à la société partenaire ou à un particulier. Malgré le fait que les courriels ne sont pas des lettres officielles, il faut essayer de les rendre aussi professionnels que possible, afin de créer une bonne image de marque et de conserver un parcours professionnel.

Vous devriez commencer votre email professionnel par un message d'accueil, utilisez «Cher», puis insérez leur prénom; si vous avez des relations étroites avec le destinataire de l'e-mail, vous devez indiquer “Cher Monsieur / Madame…” leur nom de famille dans l'e-mail. Toutefois, si la personne vous est inconnue, par exemple dans les cas où vous postulez pour un emploi, vous devez toujours utiliser: «Cher monsieur / madame» ou «À qui de droit». Dans les cas où vous avez une relation occasionnelle avec le destinataire, vous pouvez utiliser «Bonjour» suivi du nom avec lequel vous vous adressez quotidiennement. Lorsque vous écrivez les noms des destinataires, assurez-vous de vérifier l'orthographe afin d'éviter d'offenser qui que ce soit; si vous n'êtes pas sûr de l'orthographe, il vaut mieux adresser la lettre à monsieur ou à madame.

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Lorsque vous répondez à un courrier électronique précédent écrit par un client, assurez-vous de le remercier d'avoir écrit avant et reconnaissez que vous avez reçu le courrier électronique que vous avez reçu pour répondre aux questions du courrier précédent que vous avez reçu. Remercier votre destinataire les met à l'aise en lisant la lettre et montre que votre établissement est poli et attentif aux autres.

Il faut s’efforcer d’expliquer clairement l’objet du courrier électronique au lecteur. Les phrases de votre courrier électronique doivent être courtes et la langue doit être professionnelle. Cela permet au destinataire de lire facilement et rapidement le courrier électronique. Il faut veiller à éviter les erreurs grammaticales, les fautes d'orthographe et les erreurs de ponctuation, car ces erreurs risquent de ternir l'image de votre entreprise.

Lorsque vous avez fini de rédiger le but de votre courrier électronique, assurez-vous de remercier le lecteur d’avoir ajouté des remarques finales bien pensées. Après le mot de la fin, vous pouvez poser toutes les questions que vous pourriez avoir au bénéficiaire de votre courrier électronique et lui indiquer vos attentes.

Enfin, utilisez une salutation de clôture appropriée avec votre nom et le poste que vous occupez indiqué à la fin de votre courrier électronique. Avant de cliquer sur le bouton d’envoi, assurez-vous de relire votre courrier électronique pour vous assurer que toutes les erreurs ont été corrigées. On devrait identifier son public et établir quels sont ses besoins et ses désirs. Dans le courrier électronique professionnel, il convient de noter les problèmes qu’il souhaite résoudre et d’adresser la lettre au bon interlocuteur.

Assurez-vous que la police de votre lettre n’est pas ornée, audacieuse, en italique, colorée ou ludique, car le destinataire risque d’être distrait par le style de votre police et de donner un aspect désordonné à votre courrier électronique. Les lettres majuscules, en revanche, montrent que l'expéditeur est soit grossier, en colère ou surexcité, ce qui ne représente pas une entreprise sous un angle professionnel. N'utilisez pas d'émoticônes, car elles ne conviennent pas aux courriels professionnels, mais peuvent être utilisées dans des courriels personnels.

Vous devez leur envoyer une copie du courrier électronique professionnel afin de conserver des enregistrements des destinataires du courrier électronique envoyé et du moment de l'envoi du courrier électronique. Plutôt que de copier le courrier électronique en copie carbone invisible (Cci), vous pouvez éviter de supprimer les courriels envoyés.

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