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Un mémorandum est un court document rédigé pour aider les personnes à se souvenir de réunions, d’événements, d’observations, d’activités futures ou d’activités qu’elles doivent entreprendre. Un mémorandum, également appelé mémo, est une communication écrite informelle qu'un département utilise pour informer un autre département de tout événement se trouvant dans son bureau, ou transmettant des informations qu'il est nécessaire de communiquer, par exemple, une modification du programme. Divers établissements et bureaux utilisent des mémorandums pour relayer des informations entre collègues; les mémos sont moins formels que les autres documents officiels tels que les lettres.

Dans le domaine de la diplomatie, un mémorandum est un résumé ou une ébauche d'un sujet qui doit être discuté, décrivant les raisons pour lesquelles un identifiant pour le sujet, ou pourquoi on s'oppose au sujet de la discussion. Dans les affaires, un mémorandum est une déclaration faite par l'expéditeur des biens et services et établissant les conditions d'envoi d'un envoi avec le privilège de le renvoyer. Dans le monde des affaires, les mémos internationaux aident à nouer et à entretenir des relations avec des partenaires, des investisseurs et des travailleurs. Les cabinets d’avocats ont des notes de service contenant un bref énoncé écrit des conditions de l’accord, de la transaction ou du contrat entre les cabinets d’avocats et leurs clients.

Les mémos sont généralement écrits par les autorités supérieures d'une entreprise dans le but d'informer leurs débutants de toute nouvelle activité ou de tout nouveau contenu dont ils devraient être informés, et ils devraient en prendre note. Les mémorandums enregistrent, transmettent et font de brefs appels d’un membre du personnel à un autre ou d’un service à un autre.

Les mémorandums aident à établir la responsabilité dans une organisation car ils constituent un moyen à long terme de classer et de garder une trace des enregistrements. Les mémos vous aident à gagner du temps, car vous n’avez pas à toucher chaque individu qui essaie de transmettre l’information. Les mémos sont également utilisés par les organisations comme formes de références quand on rédige différents rapports concernant diverses activités ou événements. Il faut s’assurer que les mémos sont brefs et simples; Cela permet au rédacteur d’être direct et droit au but tout en livrant ou en partageant des informations. Les mémorandums ne dépassent pas plus de deux paragraphes et les informations sont généralement numérotées, afin que le lecteur puisse plus facilement les lire et noter les informations importantes.

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Lors de la rédaction d’une note de service, le premier paragraphe indique la raison et le but de la rédaction de la note de service, puis il écrit ensuite toute information supplémentaire devant être communiquée. Vous devez conserver un langage et une tonalité professionnels et ne pas utiliser de vocabulaire susceptible de provoquer des malentendus parmi les employés. Vous ne devez ajouter aucun témoignage personnel si le message est destiné à un groupe de personnes sélectionné. Il faut toujours tenir compte du public auquel il / elle vise à s’adresser. Il / elle devrait s’assurer que son choix d’acronymes et d’abréviations est bien connu de son public cible; il ne faut pas utiliser les abréviations des lois lors de la rédaction d'une note pour les étudiants en art, car ils ne recevront pas le message correctement et correctement.

Une personne doit mettre l’accent sur le message important qu’elle communique en mettant le titre en gras et mentionner l’événement ou l’activité annoncée dans la ligne de sujet, soulignant également que le sujet crée du stress. Le sujet doit être clair et concis pour éviter toute ambiguïté. Les mémos doivent être objectifs et non subjectifs. il faut se concentrer sur les faits et éviter de faire preuve de partialité, de manifester de l'intérêt d'un côté ou de manifester une préférence pour une personne. Les mémorandums doivent toujours conserver un format direct, l'objectif de la rédaction du mémo étant clairement indiqué.

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