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電子メールは、取引を実行しているとき、またはパートナー企業または個人と一緒に聴衆を求めているときの最も一般的なコミュニケーション形式です。 Eメールは正式な手紙ではないという事実にもかかわらず、良い会社イメージを作り出し、専門的な経歴を維持するために、できるだけ専門的なものにするべきです。

あなたはプロのEメールをあいさつ文で始め、「親愛なる」を使い、そして彼らのファーストネームを入れるべきです。 Eメールの受信者と密接な関係がある場合は、Eメールに「Dear Mr. /Mrs.…」という姓を使用してください。 しかし、その人があなたに知られていない場合、例えば仕事に応募している場合などには、常に「親愛なるサー/マダム」または「関係のある人」を使うべきです。 あなたが受信機との偶然の関係を持っている場合には、あなたは日常的にそれらに対処する名前を付けて“ Hi”を使うことができます。 受信者の名前を書くときは、誰かに害を与えないように、必ずスペルをチェックしてください。 綴りがわからない場合は、sirまたはmadamに宛てた手紙を送ってください。

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あなたがクライアントによって書かれた前のEメールに返事を書いているとき、あなたが前にあなたに書くために彼らに感謝することを確認してください。 あなたの受信機に感謝することは手紙を読みながらそれらを安心させます、そしてそれはあなたの機関が礼儀正しくて他の人々に注意を払っていることを描写します。

電子メールの目的を読者に明確にすることに重点を置くべきです。 あなたのEメールの文章は短く、言語は専門的なものにすべきです。 これにより、受信者はEメールを簡単かつ迅速に読むことが容易になります。 文法上の誤り、つづりの誤り、句読点の誤りは、企業のイメージを傷つける可能性があるため、避けなければなりません。

あなたがあなたのEメールの目的を書き終えたら、あなたが読者にいくつかのよく育った終わりのコメントを付け加えてくれてありがとう。 閉会の挨拶の後、あなたはあなたがあなたの電子メールの受取人にあなたがしなければならないかもしれないどんな質問も書き留めて、そして彼/彼女があなたに戻って来ることに対するあなたの期待を示すことができます。

最後に、あなたの氏名とあなたの電子メールの最後に示されている役職との適切な終結挨拶文を使用してください。 送信ボタンを押す前に、すべてのエラーが修正されたことを確認するためにEメールを校正してください。 彼/彼女の聴衆を識別し、彼らのニーズと欲求が何かを確立する必要があります。 専門的な電子メールで、彼/彼女が対処したい問題を書き留めて、彼/彼女は正しい当事者への手紙を宛てにするべきです。

受信者があなたのフォントのスタイルに気を取られるかもしれないのであなたの手紙のフォントが華やか、太字、斜体、カラフル、または遊び心のないことを確認してください。 一方、大文字は、送信者が失礼、怒り、または過度に興奮していることを示しており、これは企業を専門的な見方で描写するものではありません。 絵文字はプロの電子メールには適していませんが、個人的な電子メールでは使用できますので、絵文字の使用を制限する必要があります。

誰がEメールを送信したのか、いつ送信したのかを記録する方法として、プロのEメールのコピーを送信する必要があります。 ブラインドカーボンコピー(bcc)であなたに電子メールを送信するのではなく、送信された電子メールを削除することを避けることができます。

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