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覚書は、個人が会議、出来事、観察、将来の活動、または彼らが着手する必要がある活動を思い出すのを助けるために起草された短い文書です。 メモとも呼ばれるメモは、ある部署がオフィス内で発生したことを他の部署に通知するために使用する非公式の書面による通信、またはプログラムの変更など、通信する必要があるという情報の受け渡しです。 さまざまな事業所や事務所が覚書を使って同僚間で情報をやり取りしています。 メモは、手紙などの他の公式文書と比べて形式的ではありません。

外交の分野では、覚書は、論議される必要がある主題の要約または概要であり、その論題の1つの理由、または論議の論点に反する理由を概説しています。 業務上、備忘録とは、商品およびサービスの荷送人によって作成され、返品の権限を与えられて委託が送信される条件を設定することです。 ビジネスでは、世界のメモはパートナー、投資家、そして労働者との関係を築き、維持するのに役立ちます。 法律事務所には、法律事務所とその顧客との間の合意、取引、または契約の条件に関する短い書面による声明を含むメモがあります。

メモは通常、知っておくべき新しい活動やコンテンツを後輩に知らせるために、会社のより高い権限で書かれていて、注意する必要があります。 覚書は、ある職員から別の職員へ、またはある部署から別の部署への記録、伝達、および短い上訴を行う。

覚書は、記録を記録し追跡する長期的な方法であるため、組織内での説明責任の確立に役立ちます。 メモはあなたが情報を渡すことを試みるすべての個人に届く必要がないので時間を節約するのに役立ちます。 メモは、組織がさまざまな活動やイベントに関するさまざまなレポートを作成するときの参照の形式としても使用されます。 メモは簡潔で単純なものにしてください。 これにより、情報の配信や共有をしながら、作家は直接的かつ直接的に情報を入手できます。 覚書は2段落を超えてはならず、情報は読みやすくなり重要なものを書き留めやすくするために、通常は箇条書きになっています。

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正式なメモを書くとき、最初の段落はメモを書く理由と目的を述べるために使われます、そして彼/彼女は伝達される必要があるどんな追加情報も書くことに進みます。 あなたは職業上の言葉、口調を守り、従業員の間で誤解を招く恐れのある語彙を使わないでください。 メッセージが選択したグループの人々に届くことを目的としている場合は、個人的な紹介文を追加しないでください。 彼/彼女が演説しようとしている観客を常に考慮するべきです。 彼/彼女は彼/彼女の頭字語と略語の彼/彼女の選択が彼の対象読者によってよく知られていることを確認するべきです。 美術の学生のためにメモを書くときは、法律の略語を使うべきではありません。

個人は、見出しを太字にすることで自分が伝えている重要なメッセージを強調し、主題の行で発表されている出来事や活動についても言及し、そのトピックにストレスがかかることを強調する必要があります。 あいまいさを避けるために、主題は明確かつ簡潔にしてください。 メモは客観的で、主観的ではありません。 事実に焦点を当て、偏見をしたり、一方的に関心を示したり、他の人に対する嗜好を示したりしないようにする必要があります。 メモを起草する目的が明確に示されているように、メモは常に直接形式を維持するべきです。

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