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E-mails são a forma mais comum de comunicação quando se está realizando uma transação, ou quando se solicita uma audiência com a empresa parceira ou um indivíduo. Apesar do fato de que e-mails não são cartas formais, deve-se tentar torná-los o mais profissional possível, para o benefício de criar uma boa imagem da empresa e manter uma formação profissional.

Você deve começar seu e-mail profissional com uma saudação, use "Caro" e insira o primeiro nome; Se você tem um relacionamento próximo com o destinatário do e-mail, você deve usar “Dear Mr./Mrs.…” seu nome de família no e-mail. No entanto, se a pessoa é desconhecida para você, por exemplo, nos casos em que um está se candidatando a um emprego, deve-se sempre usar: "Caro senhor / senhora" ou "A quem possa interessar". Nos casos em que você tem um relacionamento casual com o receptor, você pode usar "Oi" seguido do nome com o qual você se dirige diariamente. Ao escrever os nomes dos receptores, certifique-se de verificar a ortografia, para evitar ofender ninguém; Se você não tem certeza da ortografia, é melhor se você enviar a carta para o senhor ou a senhora.

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Quando você estiver respondendo a um e-mail anterior escrito por um cliente, certifique-se de agradecer-lhe por escrever antes e confirmar que recebeu o e-mail para resolver as dúvidas no e-mail anterior que recebeu. Agradecer ao seu receptor deixa-o à vontade enquanto lê a carta e retrata que a sua instituição é educada e atenta às outras pessoas.

Deve-se concentrar em tornar o propósito do e-mail claro para o leitor. As frases no seu email devem ser curtas e o idioma deve ser profissional; Isso torna mais fácil para o receptor ler o email com facilidade e rapidez. Deve-se estar muito atento para garantir que ele evite erros gramaticais, erros de ortografia e erros de pontuação, pois os erros podem manchar a imagem da sua empresa.

Quando você terminar de escrever o propósito do seu e-mail, assegure-se de agradecer ao leitor por adicionar algumas observações de encerramento bem-educadas. Após as observações de encerramento, você pode colocar qualquer pergunta que possa ter ao beneficiário de seu e-mail e mostrar suas expectativas de que ele / ela responda a você.

Por fim, use uma saudação de encerramento apropriada com o seu nome e a posição que você indica no final do seu e-mail. Antes de apertar o botão enviar, certifique-se de revisar seu email para garantir que todos os erros tenham sido corrigidos. Deve-se identificar seu público e estabelecer quais são suas necessidades e desejos. No e-mail profissional deve-se anotar as questões que ele / ela deseja abordar e ele / ela deve endereçar a carta à parte direita.

Certifique-se de que a fonte da sua carta não seja ornamentada, em negrito, em itálico, colorida ou divertida, pois o destinatário pode se distrair com o estilo da sua fonte e fazer com que seu e-mail pareça desordenado. As letras maiúsculas, por outro lado, mostram que o remetente é rude, irritado ou superexcitado, o que não retrata uma empresa em um ângulo profissional. Deve-se restringir o uso de emoticons, pois eles não são adequados para e-mails profissionais, mas podem ser usados ​​em e-mails pessoais.

Deve-se enviar uma cópia do e-mail profissional para eles, como forma de manter registros de quem eles enviaram o e-mail e quando eles enviaram o e-mail. Em vez de cegar os e-mails para você, é possível evitar a exclusão de e-mails enviados.

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